Privacybeleid2018-11-10T13:42:18+00:00

AVG

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe wetgeving met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), rechtstreeks van toepassing in de gehele Europese Unie.

Omdat volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ persoonsgegevens verwerkt heeft ze de nodige stappen ondernomen om onder andere uw privacy te beschermen en haar processen zo aangepast dat u uw rechten optimaal kunt uitoefenen. Concreet zijn de volgende stappen ondernomen:

  • Privacybeleid is beschikbaar gesteld op de website (zie hieronder)
  • Functionaris voor de Gegevensbescherming is aangesteld
  • Register van verwerkingsactiviteiten is aangelegd
  • Register van datalekken is aangelegd
  • Periodieke ‘Gegevensbeschermingseffectbeoordeling’ (DPIA – Data Protection Impact Assessment)
  • Implementatie ‘Privacy by Design’ en ‘Privacy by Default’
  • Rechten van betrokkenen binnen de processen optimaliseren

Privacybeleid

Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar (aspirant)leden en doet er alles aan om de privacy te waarborgen. In de vorm van dit privacybeleid krijgt u helder en transparant informatie over hoe volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ omgaat met persoonsgegevens.

Verwerking persoonsgegevens

Voor het beheer van de verschillende volkstuincomplexen zijn een aantal ‘gewone’ persoonsgegevens noodzakelijk. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geslacht
  • Telefoonnummer (vast/mobiel)
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer

Deze persoonsgegevens worden door volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Overeenkomsten (bv. uitgifte volkstuinen, vrijwaringen, etc.)
  • Financiële administratie (bv. facturering, boekhouding, etc.)
  • Correspondentie (bv. ledenvergadering, mededelingen, nieuwsbrieven, etc.)

Uw rechten

Een (aspirant)lid heeft het recht op inzage, rectificatie, aanvulling en vergetelheid van zijn/haar persoonsgegevens.

Indien het recht op vergetelheid wordt uitgeoefend, zal een eventueel lidmaatschap worden beëindigd en de persoonsgegevens verwijderd nadat is voldaan aan de financiële verplichtingen. Dit recht geldt in de volgende situaties:

  • Niet meer nodig (volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor deze werden verwerkt)
  • Bezwaar verwerking (uw maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens)
  • Intrekken toestemming (de eerder uitdrukkelijk gegeven toestemming aan volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ voor het verwerken van uw gegevens trekt u in)
  • Onrechtmatige verwerking (volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ verwerkt uw persoonsgegevens onrechtmatig, bijvoorbeeld omdat er geen grondslag is voor verwerking)

Oud-leden hebben het recht op vergetelheid. Indien dit recht niet wordt uitgeoefend is de standaard bewaartermijn 7 jaar na beëindiging van de lidmaatschapsperiode.

Leden hebben het recht om eerder gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking ervan door volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Indien u gebruikt wenst te maken van deze rechten kunt u uw verzoek indienen via mail@volkstuinzutphen.nl. Ter controle of het verzoek door u is gedaan vraagt volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Om uw privacy te beschermen en niet meer gegevens te delen dan nodig is dient u de volgende gegevens zwart en onleesbaar te maken:

  • Uw pasfoto
  • Geboortedatum en -plaats
  • MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het identiteitsdocument)
  • Documentnummer (paspoort / identiteitskaart)
  • BSN (burgerservicenummer)

Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Na ontvangst en beoordeling van uw verzoek wordt de kopie van uw identiteitsbewijs permanent gewist.

Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ past geen profilering toe en neemt geen besluiten over zaken op basis van geautomatiseerde verwerkingen, zonder menselijke tussenkomst, die gevolgen kunnen hebben voor personen.

Beheer van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden door het bestuur uitsluitend gebruikt voor doeleinden die in overeenstemming zijn met de doelstelling van onze vereniging, n.l. het beheer van de vereniging en volkstuincomplexen.

Beveiliging van persoonsgegevens

De ledenadministratie wordt door de ledenadministrateur en penningmeester van het bestuur in samenwerking met complex-ledenadministrateurs beheerd en verwerkt in een beveiligd softwarepakket. Complex-ledenadministrateurs hebben alleen toegang tot het beheer van de leden binnen het toegewezen complex. Overige bestuursleden hebben enkel in overleg met de ledenadministrateur toegang tot deze gegevens en alleen om hun functie uit te kunnen oefenen.

Bewaartermijn

Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ bewaart uw persoonsgegevens alleen voor het specifieke doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel vereist op grond van wet- en regelgeving, echter niet langer dan noodzakelijk.

Persoonsgegevens worden verwijderd van de actieve ledenlijsten binnen vier weken na beëindiging lidmaatschap indien er geen openstaande financiële verplichtingen meer zijn. Na zeven jaar worden de persoonsgegevens pas verwijderd uit de financiële administratie om te kunnen voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.

Verstrekken aan derden

Uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de specifieke doelen waarvoor deze zijn verstrekt dan wel vereist c.q. verplicht op grond van wet- en regelgeving. Aan partijen waarmee volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten worden uw persoonsgegevens niet verstrekt zonder uw schriftelijke toestemming.

Website

De website ‘volkstuinzutphen.nl’ maakt gebruik van een beveiligde verbinding. Gegevens die u via contactformulieren op de website aan de vereniging stuurt zijn versleuteld en daardoor niet toegankelijk voor onbevoegden.

Indien u bezwaar heeft tegen op de website geplaatste foto’s waarop u mogelijk te zien bent, neem dan contact op met het bestuur. U wordt dan onherkenbaar gemaakt of de foto’s worden verwijderd.

De website maakt gebruik van cookies. De noodzakelijke cookies zijn nodig voor een goede werking van de website, bevatten geen persoonlijke gegevens en helpen ons de website te verbeteren. Aanvullende informatie vindt u in ons Cookiebeleid.

Op websites van derden die door middel van links met de website ‘volkstuinzutphen.nl’ verbonden zijn is deze privacyverklaring niet van toepassing. Ook kan volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ niet garanderen dat op websites van derden betrouwbaar en veilig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ raadt u aan te allen tijde de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens u er gebruik maakt.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over hoe volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ omgaat met uw gegevens kunt u contact opnemen met het bestuur en melding maken bij de Functionaris Gegevensbescherming (webmaster). Komt u er niet uit met het bestuur dan heeft altijd het recht uw klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht en neemt hierover een besluit.

Wijzigingen privacyverklaring

Volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring regelmatig en in ieder geval voor het gebruik van de diensten van volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Disclaimer

De inhoud van volkstuinzutphen.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ tracht juiste, actuele en volledige informatie aan te bieden, verstrekt volkstuinvereniging ‘De Eendracht’ expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze website aangeboden informatie juist, actueel of volledig is.

Omdat deze privacyverklaring een vereenvoudigde vertaling is van de geldende AVG-privacywetgeving kunnen hier op geen enkele wijze rechten aan worden ontleend en is vanzelfsprekend de toepasbare wet- en regelgeving te allen tijde leidend.